[vc_row][vc_column width=”1/4″][vc_widget_sidebar sidebar_id=”adwordsmenu”][/vc_column][vc_column width=”3/4″][vc_column_text]

BACK-UPS

Een ongeluk zit in een klein hoekje en kan voor een onderneming grote gevolgen hebben. Of het nu gaat om een calamiteit waarbij schade aan het bedrijfsgebouw en daardoor ook aan de hardware van de onderneming wordt toegebracht, of om een probleem met de software, een calamiteit belemmert de dagelijkse gang van zaken in een bedrijf.

De tweede klap kan echter later komen, wanneer de onderneming weer op gang komt en blijkt dat een groot deel van de bedrijfsinformatie verloren is gegaan.

 

Ieder bedrijf heeft een back – up van gegevens nodig

Ongeacht de bedrijfstak waarin een onderneming actief is kan worden gesteld dat bedrijfsinformatie wellicht het meest waardevolle bezit is van een bedrijf. Het is lastig zaken doen als de voorraadgegevens, contactinformatie van (belangrijke) klanten en een deel van de financiële administratie verloren zijn gegaan. Voor jouw als startende ondernemer, is het dus van belang om goed na te denken over de manier waarop belangrijke gegevens opgeslagen worden.

 

Back-up administratie

Het is verplicht om je administratie een aantal jaren te bewaren. Daarom is het ook erg belangrijk om hiervan een aantal back-ups te hebben. Gelukkig bestaan er online boekhoudprogramma´s die je administratie volledig automatisch opslaan in de cloud. Kijk hier voor een overzicht van een aantal online boekhoudprogramma´s

 

Databeheer

Een gedegen beleid omtrent back-up en dataherstel zou voor iedereen die een nieuw bedrijf opzet onderdeel moeten zijn van het bedrijfsplan.
Het herstel van een bedrijf na een calamiteit is een proces dat moeizaam genoeg is zonder grootschalig dataverlies. Het is onvermijdelijk dat een bedrijf enige tijd stil ligt in de periode waarin de draad weer moet worden opgepakt maar als een groot deel van de belangrijke bedrijfsinformatie verloren is gegaan dan is die herstelperiode aanzienlijk langer. Als het kantoor of het computersysteem dan weer hersteld is moeten de werknemers van een bedrijf vervolgens proberen om alle essentiële gegevens die verloren zijn gegaan te achterhalen.

De boodschap is dus duidelijk: Als je wilt voorkomen dat calamiteiten jouw onderneming verlammen zorg dan voor een waterdicht back-up-beleid!

 

Wat is een back-up

Een back-up is een verzameling gegevens die dus noodzakelijk zijn voor de continuïteit van jouw onderneming. Je kunt bij gegevensopslag denken aan;

– Klantgegevens; E-mailadressen, telefoonnummers, rekeningnummers, aankoopgeschiedenis ed.
– Bedrijfsadministratie
– Rekeningen, afschriften,
– Informatie over leveranciers
– Contracten
– Wachtwoorden

 

Manieren van opslaan gegevens

Er zijn verschillende manieren voor het opslaan van bedrijfsgegevens. Je kunt bijvoorbeeld alles op papier vastleggen, in een cloud of op een externe harde schijf.

 

Voor- en nadelen

Er zijn voor – en nadelen aan de verschillende manieren van het opslaan van bedrijfsgegevens. Van te voren is het belangrijk dat je weet wat de verschillende manieren inhouden. Ga ook na wat jij zelf het prettigst vindt werken en schat in hoeveel gegevens je dient op te slaan. Ook de privacygevoeligheid is een randzaak die niet vergeten mag worden. Als laatste is het van belang om rekening te houden met hoe snel je de informatie die opgeslagen staat terug moet kunnen vinden. Gegevens op papier zul je namelijk minder snel terug vinden dan op de externe harde schijf.

 

De cloudopslag

Een cloudopslag is opslag ´in het niet´. Je gegevens staan namelijk niet op een (externe) harde schijf nog op papier. Een vorm van cloud opslag die veel mensen kennen is Dropbox. Je kunt bij deze opslagvorm mappen maken en de gegevens vanaf jouw computer, telefoon of tablet opslaan in deze cloud. Hierdoor heb je overal, over de hele wereld toegang tot jouw bestanden. Het fijne aan Dropbox of andere cloudopslag , is dat je vaak een bepaalde capaciteit gratis krijgt en dat er daarna pas betaalt dient te worden. Hierdoor kun je geruime tijd deze opslagvorm uitproberen.

 

Overstappen naar de cloud?
Veel ondernemingen vinden het moeilijk om over te stappen naar de cloud. Het is namelijk een vrij abstract en nieuw begrip. Want hoe omschrijf je nu de cloud? Waar staan nu de gegevens? Ook moeten ondernemingen er voor zorgen dat privacygevoelige informatie van het bedrijf maar ook zeker van de klanten en leveranciers veilig opgeborgen zijn. Deze gegevens toevertrouwen aan een externe opslagpartij brengt enige risico´s mee. Je hebt namelijk niet de volledige controle meer over jouw gegevens. Hackers zijn namelijk soms in staat om vanaf een afstand in jouw gegevens te komen. Dit komt gelukkig weinig voor en cloud aanbieders doen er alles aan om gegevens zo goed mogelijk te beschermen.

Enkele aanbieders van cloudopslag zijn; KPN, Toshiba, Dropbox en IBM.

 

Externe harde schijf

Een externe harde schijf kun je inbouwen in je computer maar je kunt deze ook los met je meenemen. Hiermee loop je wel tegen het eerste probleem aan. Je kunt, indien je harde schijf niet ingebouwd is, de harde schijf kwijtraken. Hierdoor ben je dus ook direct al je (privacygevoelige) gegevens kwijt. Een groot voordeel is, is dat je niet hoeft te vertrouwen op externe partijen zoals bij een cloud. Ook koop je een grote hoeveelheid opslagruimte in één keer en daar kun je dan een tijd mee vooruit. Je hebt een externe harde schijf altijd, indien gewenst, bij de hand. Ook vinden mensen het soms prettiger iets tastbaars te hebben. en ook dan is het opslaan van gegevens op papier of op een externe harde schijf een stukje ´tastbare´ zekerheid. Let er wel op wanneer je een externe harde schijf gebruikt voor gegevensopslag dat ook dit kapot kan gaan!

 

Harde schijf kopen
Een externe harde schijf kun je online maar ook offline kopen.
Online kun je denken aan, Bol.com, Kieskeurig of Wehkamp. Je kunt dan direct de harde schijven die aangeboden worden met elkaar vergelijken. Je hebt harde schijven met verschillende opslag capaciteit. Bedenk dus weer van tevoren hoeveel opslag jij nodig denkt te hebben.
Offline kun je terecht in computer speciaalzaken, warenhuizen en elektronicawinkels.

 

Op papier

Wellicht klinkt het ouderwets maar soms is het opslaan van belangrijke en privacygevoelige informatie zoals wachtwoorden en creditcardnummers niet geheel ongebruikelijk. Tuurlijk kan papier in brand vliegen en natuurlijk kunnen deze gegevens ook gestolen worden maar een brandveilige kluis met een wachtwoord kan hier dan weer een oplossing voor zijn.

 

Papier of online?
De online omgeving is namelijk nog lang niet volledig beveiligd. Zelfs grote overheidsinstellingen kunnen te kampen hebben met hackers terwijl je zou denken dat zij juist zware en waterdichte beveiligingssystemen hebben. Sommige gegevens kun je prima op papier bewaren maar zorg dan in ieder geval voor een goed geordend systeem. Hierdoor kun je gegevens snel terug vinden.

 

Wachtwoorden

Zorg dat je voor elk account een ander wachtwoord hebt. Het is namelijk mogelijk dat een hacker in jouw cloud kan komen. De kans is nihiel maar om zo veel mogelijk risico´s uit te sluiten zijn verschillende wachtwoorden een extra tool om je gegevens (in de cloud) te beveiligen. Mocht dit onbegonnen werk zijn gebruik dan de tool ´1password´.

 

Tips

• Als niet alles direct online in de cloud wordt opgeslagen, probeer dan met regelmaat een back up te maken. Mocht je het gewoon snel vergeten, zet het dan in je agenda. Het zou toch erg jammer zijn als je computer crashed en je had voor het laatst 4 maanden geleden een back up gemaakt, dan verlies je alsnog veel informatie.
• Een dubbele back up kost mogelijk wat tijd maar het kan misschien de moeite waard zijn.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]